会议室使用管理办法

一、制定目的

为加强学院会议室的规范化管理，确保会议室合理有效使用，现结合机械学院实际情况，特制定本制度。本制度适用于所有使用会议室的相关部门。

二、管理办法

第一条：会议室是专门用于召开会议、研讨工作的场所。会议室由实验室统一管理，负责使用登记与调度、设备维护等相关内容。会议涉及使用的设备设施由专人负责保管、管理与调试。

第二条：为了避免会议时间发生冲突，各部门使用会议室需提前通知实验室管理人员，填写《会议室使用登记单》，以便统一安排。

第三条：填写《会议室使用登记单》时，需说明会议相关情况。如：使用时间、参会人员、用途等，如有需要实验室协办的事项需提前注明，以便实验室根据情况做好相关协调安排。

第四条：正常工作日使用会议室时，各部门提前到实验室填写登记单，即可使用会议室。休息日或节假日使用时，需提前一天（工作日期间）到实验室填写《会议室使用登记单》，领用会议室钥匙备用，并于工作日及时归还。

第五条：如有外来领导或客人来我学院指导工作，需提前一天通知实验室，以备整理会议室及准备果盘等。如学院培训等内部使用，需提前半天告知。

第六条：会议室使用需遵循，先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则；各部门之间可本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。如遇特殊情况、紧急会议可先通知实验室负责人，先行使用会议室，事后补办有关登记。

第七条：部门应在所预约时间到达会议室，若长时间未到，则会议室使用权由实验室另作安排。

第八条：如部门临时取消申请，再需使用时，需重新申请。部门及个人应按预约时间内使用完毕，若后续时间无其他安排，可超时使用。但若紧接的时间段内已安排了其他部门使用，超时部门须离开会议室。

第九条：如需使用会议室设备，应提前说明，以备提前准备，确保会议顺利进行。

第十条：各部门在会议期间要告知参会人员爱护公共设施，自觉维护会议室的环境卫生。

第十一条：会后使用部门及时关闭投影仪、空调，椅子及时归位，确保各种电器断电、门窗关闭，室内干净整洁。如有发现未关闭空调、投影仪、椅子未能及时归位，以后将禁止使用会议室；如发现设备故障和公物损坏应及时告知实验室，以便及时修理。

第十二条：未经允许，任何部门与个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。若要借用会议室内物品，需得到实验室负责人许可。借用完毕后，需及时归还。

附件：会议室使用登记表

日期	时间	会议名称	借用人	人数	备注